우리가 외부 업체와 거래를 하면서 거래명세서를 작성하게 되는데 공급자와 공급받는 자의 거래 내용의 사실을 증명하기 위해 거래내용을 상세해야 하기 때문에 거래명세서 양식 엑셀 다운 버전과, 간단한 작성법까지 공유해보도록 하자.
거래명세서의 용도
세금계산서처럼 세무 증빙자료는 될 수 없다. 업무상 거래된 물품에 대해 상세하게 기록 하는 문서로 사용이 되게 된다. 하나하나 내역을 작성하기 힘드니까. 품목과 수량, 사이즈 등을 상세하게 기록하여 공급받는 자가 정확하게 파악할 수 있도록 해주는 문서이다.
그리고 공급 받는자 쪽에서는 그 품목과 수량을 확인하게 되면 날인을 하면서 거래를 모두 확인한 것으로 정상적인 거래가 된 것으로 한다. 그렇기 때문에 출하 전에 거래명세서 양식에 해당 남 품 물품에 대한 내용을 상세하게 적어 날인을 할 수 있도록 하여 납품을 진행하게 된다.
물론 표준으로 거래명세서 양식이 정해져 있지 않기 때문에 기본적인 무료 양식을 통해 자신의 회사, 자신이 납품하는 물품에 따라 일부 조정해서 이용하기도 한다.
거래명세서 작성법
거래명세서는 세금계산서와 함께 발행을 하게 되는 것이 일반적인데, 계산서 발행은 사전에 진행하는 경우도 있으며, 거래 명세서의 경우 납품할때 공급받은 자에게 전해주고 날인을 받는 것이 거래의 기본이다. 물론 업체와의 관계에 따라 그 부분을 생략 혹은 간소화하기도 한다.
흔하게 사용하는 거래명세서 양식은 문구점에 판매하고 있는 종이 양식을 쓰기도 하는데, 그런것 보다는 엑셀 양식으로 작성하고 출력해서 이용하는 것을 최근 회사들에서 더 많이 사용하는 방식이 아닌가 한다. 그 이유는 수기 작성 시 글씨체에 따라서 해당 내용이 정확하게 무엇인지 모를 수 있고 수량 표기에 있어서도 오해의 소지가 많기 때문이다.
거래명세서 작성할때 가장 기본이 되는 것은 공급자와 공급받는 자의 인적사항이 아닐까 한다. 상호, 업태, 종목, 대표자 성명, 주소, 연락처 등을 작성하고 거래 내요에는 품명, 규격, 수량, 단가, 공급가액, 세액, 총액을 작성하게 된다.
<요약>
- 거래명세서 양식은 세금계산서와 함께처리, 공급자는 거래명세서 사본을 보관
- 거래명세서는 세무 증빙자료가 아니므로 세금계산서와 함께 보관
- 거래 내역에 대한 자세한 기재 및 근거와 함께 보관
거래명세서 양식 다운
하단첨부되는 거래명세서 엑셀 양식은 압축파일로 되어있다. 여러 개의 형식으로 올리다 보니 압축하여 올리는 것이며, 필요에 따라서 사용하면 된다. 압축비 번은 1357913579이며, 바이러스나 이런 것은 걱정하지 않아도 되고, 무료 양식 중 회사에 맞는 것이 있다면 사용하고 만약 조금 부족하다면 수정해서 이용하면 된다.
